La to-do list des choses accomplies au quotidien est longue, mais est-ce que cela signifie être productif ? Je rentre d’une journée de travail épuisée et frustrée. Je devais avancer ce dossier qui me demande de la réflexion, de la création. Trop de passages dans mon bureau, le café de ce matin bien sympa mais bien déconcentrée à mon retour. J’ai enchainé sur une réunion qui a trainé en longueur et au total mon projet n’a pas avancé.
A la maison, c’est pareil. J’ai étendu un bout de machine, rangé 2 jouets des enfants, démarré la moitié d’un diner. Finalement, j’ai souvent l’impression que je survole tout.
Et là ça me chicotte. Je sais que je ne suis pas une machine. Pourquoi ai-je parfois du mal à être aussi productive que j’aimerais ? Suis-je mal organisée ? Mes priorités ne sont-elles pas les bonnes ? Est-ce que je me laisse déborder par des petites choses en oubliant de faire mon travail de fond ?
La productivité, qu’est-ce que c’est ?
La productivité du travail selon Larousse se définit par le rapport entre la quantité de produit obtenu et la quantité du facteur travail utilisé. Schématiquement, c’est le rapport entre les quantités produites et le nombre de travailleurs.
Aujourd’hui, non seulement la productivité est maitre mot au travail, elle a investi aussi la sphère personnelle. Ce mot de productivité est même devenu un défi personnel. Avec des injonctions du genre « je dois remplir mes temps libres d’activité constructives, lire pour apprendre, voir le film que tout le monde a vu » … Bref, c’est exploiter tout notre potentiel humain pour en extraire tout, le max qu’on peut donner ! Et pour y arriver, parfois, j’abuse du café, d’amphétamine voire même certains, de coke.
Tony Crabbe, psychologue à l’université d’Edimbourg et auteur de « Plus jamais débordé », parle de l’art d’être improductif. Je résume son livre avec les mots de 2 minutes de bonheur. Prendre le temps d’être heureux, c’est trouver la clé du bonheur et de la créativité.
Nous allons donc parler aujourd’hui d’une bonne productivité, celle qui vous donne envie d’aller au bout de vos projets, celle qui vous motive et celle qui vous fait du bien.
5 Erreurs qui empêchent d’être productif
Le saviez-vous ? Les recherches indiquent que seules 26 % des personnes quittent leur bureau en ayant accompli les tâches qu’elles s’étaient fixées !
Dans son livre « Stress free productivity » 2022, Alice Boyes, ancienne psychologue clinicienne devenue auteure, nous propose cinq regards très intéressants. 5 erreurs mentales qui nuisent à notre productivité et qui montrent bien que nous ne sommes pas des robots ! Allons les explorer et y trouver des antidotes.
Nous surestimons le temps de concentration dont nous disposons au cours d’une journée normale
Je décide de mon programme du matin. C’est décidé, je commence par regarder mes mails, 30 minutes, le dossier X 1h30 puis réunion… Sauf que la réunion sans ordre du jour a duré deux heures. Une collègue avait une question à régler sur un dossier, un what’s app d’une cousine qui m’annonce la naissance de sa fille, j’ai dû en urgence appeler plusieurs personnes.
Bref. Comment faire pour avoir du temps pour se concentrer uniquement sur ce dossier qui demande de la réflexion ?
L’application « Rescue Time » suggère qu’en moyenne vous ne disposez pas plus d’une heure et 12 minutes par jour de temps de travail ininterrompu.
Quelques idées pour composer avec cette donnée :
- Identifiez une plage horaire pour vous concentrer sur ce travail qui demande de fermer la porte de votre bureau pour travailler efficacement sans être dérangée. Retirez les pop-up de votre ordi ou retournez votre mobile.
- Planifiez ce moment de travail dans votre agenda ! C’est ce que je fais pour enregistrer les podcasts ! J’avoue que ça marche bien !
- Si vous reconnaissez le temps limité dont vous disposerez pour un travail ciblé, vous pouvez sélectionner plus justement votre priorité absolue et vous protéger des distractions pendant certaines périodes.
- Une idée aussi est de respecter votre chronotype. Rappelez-vous, nous le décrivons dans notre podcast #171 Chronotype. Si vous êtes plutôt Ours Lion, loup, dauphin ou Ours, vos plages de concentrations optimales sont différentes !
- Utiliser la méthode Pomodoro créée par Francesco Cirillo dans les années 80 peut m’aider. L’objectif est de rester concentré à 100% sur une seule et unique tâche pendant 25min. Puis courte pose de 5 minutes quitte à utiliser un minuteur.
Nous négligeons les méthodes de productivité éprouvées et durables qui nous semblent old school et trop simples
Vous voyez, ces petits tips dont on nous a rebattu les oreilles enfants. Comme préparer son travail en amont avec des dossiers classés dans son ordi. Ou organiser intelligemment ses contacts, faire la liste des tâches à accomplir. Ce sont des petites actions que nous connaissons tous, que nous oublions. Et pourtant, trouver le dossier enregistré il y a 8 mois en 2 clics, le nom de ce prospect en 1 clin d’œil et rayer à la main les tâches réalisées sont des sources de motivation et d’efficacité bien reconnues !
Une autre idée : la méthode de « l’implémentation d’intention » qui aide à la planification et à la réalisation des tâches.
C’est une approche psychologique cognitivo-comportementale. Une stratégie introduite en 1999 par le chercheur en psychologie sociale Peter Gollwitzer qui se résume en une formule « si je…– alors je fais ».
Si j’ai faim alors je vois un verre d’eau.
Si je vois un ascenseur je cherche les escaliers pour monter à pied.
Quand mon alarme sonne alors je fais 30 minutes de sport.
Afin d’éviter que cette formule s’adapte à toute forme de procrastination du genre :
Si j’ai le temps alors je fais du sport !
Si je suis fatigué, alors je dors !
Comment faire ?
La solution : Organiser la tâche en « quand, où, comment » et parfois la découper en petites tâches plus faciles à atteindre.
Ce sont souvent des solutions simples à mettre en place et en plus elles facilitent une bonne concentration.
Une bonne idée quand on a envie d’arrêter d’ouvrir 3 fois par heure sa boite mail ou pour oser appuyer sur le bouton « envoyé » sans être rongé par son perfectionnisme.
Nous n’envisageons pas les habitudes sur le long terme pour être productif
J’ai une tendance à m’endormir tard et j’ai un mal de chien à m’extirper de mon lit le matin et je me sens molle jusqu’à 10h. Je décide à alors de tout changer et je me dis : si je me couchais plus tôt, je serais plus efficace le matin ou alors si j’allais à la gym avant de venir travailler je serais plus en forme. Allez c’est dit, je commence demain ! Combien de temps vous me donnez pour tenir ? Je pense 2 jours max !
Est-ce qu’un changement radical d’habitude peut améliorer votre productivité ?
Vous le savez bien qu’il vaut mieux faire de petits changements réussis que des grands auxquels nous sommes résistants au fond de nous. Pratiquer la politique des petits pas ! Et commencer plus petit, comme mettre une alarme pour aller se coucher 1 heure plus tôt ou encore se lever 10 minutes plus tôt pour prendre le temps d’un petit déjeuner dynamisant !
Nous oublions comment effectuer les tâches récurrentes et peu fréquentes qui plombent notre productivité au quotidien
Genre « pas de problème, je fais ce réglage dans le back office, je l’ai fait l’année dernière en 3 minutes ! En réalité, 2 heures après, vous y êtes encore car impossible de retrouver comment accéder à cette fonctionnalité !
Si vous effectuez une tâche quotidiennement il est évident que cela est presque automatique et elle prendra peu de temps. En revanche, lorsqu’il s’agit d’une tâche déjà réalisée l’an dernier, vous en avez une vague idée mais plus en tête les détails. Et là, vous perdez du temps à rechercher comment faire.
Une idée, créer un fichier pratique et accessible où vous pourriez noter ces procédures et ainsi les retrouver facilement !
Nous sous-estimons le coût des petites fuites de temps et d’énergie
Je me laisse vite dépasser par le temps, je passe un temps fou à répondre à ce mail. Je pourrais être plus concise et efficace car finalement je suis insatisfaite et je culpabilise.
Et le pire c’est quand je fais un break et je traine sur les réseaux sociaux, le temps passe à la vitesse de l’éclair. Sans m’apporter de positif et c’est même l’inverse. Je réalise que ces petites fuites de temps, sont aussi des fuites d’énergie.
10 rendez-vous pour prendre soin de son couple sans penser à la productivité ! Juste au bonheur…
Faire durer les couples, c’est le pari du coffret d’accompagnement 1 temps pour 2®
Quels sont les axes d’amélioration pour être plus productif ?
Une fois ces quelques pistes pour pallier ces croyances qui desservent notre productivité, je m’interroge. Comment faire pour se sentir bien organisé et efficace pour poursuivre des objectifs clés, résoudre des problèmes, voire être créatif ? Ou encore avoir des périodes d’attention, concentré tout en étant motivé ?
Être productif en comprenant Le sens de l’urgent et de l’important
Une activité urgente a une contrainte de temps et doit être traitée rapidement. Je prends rendez-vous chez le pédiatre ce soir pour mon enfant malade.
Une activité importante est justement ce dossier stratégique à long terme sur lequel je dois travailler. C’est aussi prendre soin de mon couple, un dossier tout aussi stratégique si j’ai envie qu’il dure ! # 10 Je gère mes priorités
Souvent, nous passons beaucoup de temps à travailler sur des problèmes urgent, car nous pensons que cela sera vite fait. Alors que finalement, ils nous prennent beaucoup de temps et d’énergie, voire créent du stress. Nous avons ensuite moins la capacité de nous pencher sur les problèmes importants de fond. Par manque de temps, de recul, de concentration, d’énergie. Et pourtant, prendre le temps de monter ce dossier stratégique ou prévoir une soirée en amoureux avec votre chéri vous permettrait d’avoir un sentiment profond de satisfaction et de réussite.
Vous vous souvenez du podcast # 142 Se créer un environnement gagnant décrivant la matrice d’Eisenhower sur l’importance de la priorisation ?
Regrouper les tâches similaires de faible importance, les simplifier en les automatisant par exemple ou en les externalisant, tout cela sera utile pour éviter le temps et l’énergie perdus.
De plus, mon esprit sera libéré, en plus d’avoir gagné du temps ! Je serai moins stressé, ma charge mentale sera allégée et le burn out évité, je vous rappelle notre Podcast # 168 « J’évite le burn out ».
Être productif, c’est aussi jongler entre l’imprévu et la planification
L’improvisation permet d’avoir cette capacité de s’adapter dans des situations inattendues. La planification apporte la rigueur dans les tâches à organiser. Si je laisse tout à l’improvisation, c’est sans arrêt la course pour régler les urgences. Et si je planifie tout, je suis frustré que ça ne fonctionne pas comme prévu !
Vivre des moments de bonheur, rien de mieux pour être productif
Je prends soin de moi, je prends le temps d’aller faire une marche, une heure de Pilate dans la semaine pour décompresser et me recentrer.
En laissant mon téléphone sur silence afin de profiter du moment que je passe avec une amie, un enfant, mon chéri. Sinon, au moindre message du bureau, je regarde les messages échangés, pense à une réponse à donner et je ne décroche pas de la journée.
Chercher des moments de bonheur dans son quotidien augmente son niveau de bien-être. C’est un des meilleurs moyens pour gagner en efficacité. Rappelez-vous aussi de la perspective eudémonique décrit dans #126 mon rapport avec la performance. Le bonheur est comme le fruit de la réalisation de son plein potentiel. Elle stipule donc que je suis heureux si je progresse, si je me sens en croissance. Cela repose sur des buts qui donnent du sens à ma vie.
En réusmé, comment être productif au quotidien ?
Essayez de :
- Bien répartir l’urgent et l’important
- Jongler entre imprévu et planification
- Prendre le temps de s’arrêter vraiment
A vous de jouer chers auditeurs, la carte de 2 minutes de bonheur vous propose de planifier dans votre agenda un moment pour vous ! Vous verrez, vous augmenterez votre productivité !
La petite mousse est anglaise cette semaine et nous vient de Tony Crabbe « Sans repos et sans inactivité, la perspicacité et la sagesse sont hors de portée. »
